Mentoring-Paare im Gespräch: Jan Hoffmann und Johannes Weiss

Möglichst viel gemeinsam haben!

 

Interview mit Jan Hoffmann, UNCTAD, und Johannes Weiss, ILO

Jan Hoffmann, Mentor, ist seit fast 25 Jahren im UN System und seit 16 Jahren in Genf bei der UNCTAD im Arbeitsbereich Hafen, Schifffahrt und Handelsförderung. Seine UN-Karriere begann als deutscher JPO¹ bei der International Maritime Organization (IMO) in London. In seinem ersten JPO-Jahr stieß er auf Probleme mit seinem Vorgesetzten und den ihm zugewiesenen Aufgaben und konnte daraufhin – mit Unterstützung des BFIO – zur IMO nach Chile wechseln. In Chile absolvierte er auch sein drittes und viertes JPO-Jahr, diese aber bei ECLAC. Im Anschluss an seine JPO-Zeit bewarb er sich mit Erfolg auf eine freigewordene P3-Stelle und blieb insgesamt sieben Jahre in Chile, wo er die Modernisierung von Häfen in Lateinamerika mit unterstützte. Angefangen bei der Schifffahrt (IMO), dann bei den Häfen (ECLAC), arbeitete er bei UNCTAD in Genf zunächst auch im Bereich Transport, wechselte dann zu Trade Facilitation (Handelsförderung) und ist seit 2016 Chef der UNCTAD-Branch, die sowohl Transport als auch Trade Facilitation behandelt. Jan hat VWL studiert.

Johannes Weiss, Mentee, arbeitet seit 2017 als JPO in der ILO im Bereich Employment Policy. Diese Abteilung hilft Regierungen in Entwicklungs- und Schwellenländern dabei, mehr und bessere Arbeitsplätze zu schaffen z.B. durch nationale Aktionspläne zur Schaffung von Beschäftigung sowie Infrastrukturprojekte. Er befindet sich aktuell im dritten JPO-Jahr. Das vierte Jahr wurde bereits zugesichert. Johannes hat BWL/VWL, Theologie und öffentliche Verwaltung studiert.

Warum habt ihr am Mentoring-Programm des VDBIO teilgenommen und was waren eure Erwartungen an das Programm?

Jan Hoffmann: Ich hatte schon vorher bei ähnlichen Programmen mitgemacht, und begleitete über das BFIO einmal einen deutschen Mentee und über das Young Professionals Programme (YPP) der UN einen Holländer und eine Amerikanerin. Ich habe das aus Neugierde gemacht und auch, um etwas zurückzugeben. Ich hatte bei der IMO zwar keinen formalen Mentor, aber ein Schwede hat sich dort meiner angenommen und mich beraten und unterstützt. Bisher hat mir das Mentoring auch immer Spaß gebracht.
Johannes Weiss: Ich habe in einem anderen Job schon Erfahrung mit einem ähnlichen Mentoring-Programm gemacht und fand das unglaublich bereichernd, weil man aus dem Erfahrungsschatz einer anderen Person, die schon deutlich mehr Berufserfahrung hat, lernen kann. Als ich dann hier in Genf anfing, kam direkt die Einladung vom VDBIO zur Teilnahme am Programm und ich bin nach wie vor begeistert.

Haben sich eure Erwartungen erfüllt?

Johannes Weiss: Ja, wir haben eine gute Verbindung zueinander und es macht immer Spaß, wenn wir uns treffen. Ich glaube, es ist von Vorteil, wenn der Mentor nicht in der eigenen Organisation ist, weil man dann eine Außenperspektive hat und offener über viele Sachen reden kann. In der gleichen Organisation müsste man wohl mehr aufpassen, was man über wen sagt. Ich hatte in den drei Jahren, die ich hier war, schon einige schwierige Phasen und da war es super, jemanden zu haben, mit dem man offen reden kann. Jan konnte von ähnlichen Situationen berichten und wir konnten gemeinsam überlegen, ob man das 1:1 übertragen kann.
Jan Hoffmann: Ich stimme Johannes zu, dass es gut ist, wenn man nicht in der gleichen Organisation ist. Aber es hilft doch, den gleichen Hintergrund zu haben. Dadurch, dass wir beide Deutsche sind und JPO waren, gibt es noch mehr Übereinstimmung, da kann man besser vergleichen, es braucht keine zusätzlichen Erklärungen (was heißt Abitur, BFIO…) und man kann noch mehr zur Erfahrung beitragen. Beim YPP hatten meine Mentees z.B. andere Gender, hatten andere Berufe, waren z.T. auch in einer anderen Organisation. Ich hatte auch einmal einen Mentee aus derselben Organisation und das wurde manchmal kompliziert, z.B. wenn die Person mit einer Kollegin Schwierigkeiten hatte, die ich auch kannte. Aber Johannes‘ Vorgesetzte kenne ich nicht, da konnte ich mich neutral in die Situation hineinversetzen. Es hilft also, wenn man einerseits nicht in derselben Organisation ist, aber andererseits auch möglichst viele Gemeinsamkeiten in verschiedenen Bereichen hat. Johannes und ich haben eine ganze Menge gemeinsam. Es ist spannend, ihn zu begleiten und dadurch auch über meine eigenen Erfahrungen zu reflektieren. 

Wie oft habt ihr euch getroffen und wie lange dauerten die Treffen?

Jan Hoffmann: Wir treffen uns inzwischen alle sechs bis acht Wochen. Zu Beginn trafen wir uns öfter, ca. alle drei bis vier Wochen. Inzwischen wird schon auch mal verschoben, weil man keine Zeit hat.
Johannes Weiss: Ich glaube, es ist wichtig, dass man einen festen Ort und einen Zeitpunkt hat, wann und wo man sich trifft.
Jan Hoffmann: Ja, bei uns hat sich das eingebürgert, freitags um kurz vor sechs und unsere Treffen dauerten zwischen einer halben Stunde und zwei Stunden.
Johannes Weiss: Bei unseren Treffen haben wir die Aktivitäten ein bisschen variiert, mal sind wir runtergegangen und haben Kaffee getrunken, mal sind wir einfach durchs Gebäude gelaufen.
Jan Hoffmann: Einmal war ich in der ILO, weil ich sehen wollte, wo Johannes arbeitet. Wir waren auch mal Pizza essen oder Bier trinken. Wir haben uns getroffen – so wie jetzt – und uns unterhalten – so wie jetzt. Wir schauen nach jedem Treffen, wann wir uns das nächste Mal sehen. Wir haben kein Verfallsdatum und treffen uns schon seit zweieinhalb Jahren. Ich fürchte aber, dass es zu oberflächlich werden würde, wenn ich neue Mentees dazu nähme. Deshalb habe ich mich für die neue EMMP-Runde dieses Jahr auch nicht zur Verfügung gestellt. Im Notfall helfe ich aber gerne aus, das habe ich ja schon gesagt.

Welche Themen wurden angesprochen?

Jan Hoffmann: Johannes und ich haben zum Beispiel über das dritte JPO-Jahr gesprochen. Ich habe ihm einfach erzählt, wie das bei mir war. Ich habe ja jetzt auch JPOs in meiner Gruppe. Dieses dritte Jahr ist schwierig, weil es eben schwierig ist, frühzeitig die Finanzierung für das vierte Jahr zu finden. Ich erlebe selbst, dass ich plötzlich einen Posten wegen „Budget Freeze“ doch nicht vergeben kann. Da muss man dann Projektgelder nehmen, auch um vorübergehend Leute zu bezahlen, die bereits in der Gruppe sind, die ich aber nicht entlassen möchte (die haben ja Familie!). Die Gelder fehlen dann aber für ein mögliches viertes Jahr eines JPOs. Man hat den besten Willen, jemanden zu behalten, aber das klappt leider nicht immer.
Johannes Weiss: Wir sprechen auch über andere Dinge, nicht nur über den Beruf, sondern auch über Persönliches, z.B. über Bücher, die wir gerade lesen. Ich schätze diesen generellen Ideenaustausch sehr.
Jan Hoffmann: Wir haben viele gemeinsame Interessen. Ich gab z.B. konkrete Tipps, was man in Genf machen kann, als Johannes‘ Vater ihn besuchte, ich leite ihm Infos zu Veranstaltungen und Orten weiter, die ihn interessieren könnten. Wir reden über Religion, Verhaltensforschung… Johannes hat mutige Ideen zur Überwindung eigener Unsicherheiten – die ich allerdings noch nicht selbst ausprobiert habe. Seine eigene Strategie: In der Straßenbahn aufstehen und eine kleine Rede vor Leuten halten, die er nicht kennt – das fand ich mutig.
Johannes Weiss: Ich habe vor knapp zehn Jahren damit angefangen, mir Schüchternheit abzutrainieren und soziale Barrieren zu überwinden. Dazu gibt es viele gute Übungen, z.B. dass man jeden Tag auf zwei Menschen zugeht, die man nicht kennt, und sich mit ihnen unterhält. Das in der Straßenbahn ist eine extremere Übung, die ich  früher sehr häufig gemacht habe. Und die meisten Leute in der Straßenbahn finden das super.²
Jan Hoffmann: Ich las kürzlich in den BBC-News einen Artikel, wonach eine große Mehrheit der Leute glaubt, ihr unbekannter Sitznachbar in der U-Bahn würde sich gestört fühlen, wenn man ihn anspräche³. Auf die Frage, ob sie sich gestört fühlten, wenn sie angesprochen würden, antwortet die große Mehrheit aber mit "Nein". Solche spontanen Gespräche mit Unbekannten sind doch oft sehr interessant. Johannes und ich tauschen uns also über spannende Themen aus. Das ist nicht nur einseitig, ich werde zum Nachdenken angeregt und lerne Neues dazu.

Was hat sich schon jetzt durch das Mentoring für den Mentee verändert, verbessert? Gab es auch für den Mentor einen positiven Effekt?

Jan Hoffmann: Ich habe einen netten Menschen kennengelernt und freue mich, wenn es ihm gut geht. Und seine Erfahrungen mit dem dritten und vierten Jahr bringen mir in meiner Position, der ich selbst JPOs in der Gruppe habe, auch etwas.
Johannes Weiss: Ich finde es generell super, jemanden zu haben, in einem sicheren Raum, dem man erzählen kann, was los ist. Obwohl er auch nicht immer die ultimative Antwort hat, hilft es, Dinge zu verarbeiten. Oder man findet die Lösung sogar manchmal selbst, wenn man darüber spricht während jemand interessiert zuhört.
Jan Hoffmann: Es gab ganz früher im Radio einen Dr. Markus. Da konnte man anonym anrufen und er versuchte eigentlich nur herauszufinden, was der Anrufer wirklich selbst möchte. Ja, beim Sprechen versucht man auch herauszufinden, was der andere eigentlich möchte. Zum Beispiel, ob er nun wechseln möchte oder nicht.
Johannes Weiss: Grade am Anfang, ich war ganz neu in Genf, war es klasse, jemanden haben zu dürfen, der sich schon auskennt. Und auch eine andere Organisation kennenzulernen und eine Außenperspektive zu bekommen. Man sitzt in seiner eigenen Organisation und vergisst, dass es noch ganz viele andere gibt und es außerhalb noch viele andere Optionen gibt.
Jan Hoffmann: Und es half auch, dass ich in derselben Situation bin und war, wie dein Chef. Da erhält man nochmal einen neuen Blickwinkel und versteht die eigenen Leute besser, kann besser nachvollziehen, was für die eigenen Mitarbeitenden relevant ist und informiert sie rechtzeitig, damit sie sich nicht übergangen fühlen.

Johannes, könntest du dir vorstellen, selbst Mentor zu werden?

Johannes Weiss: Absolut, mir macht das immer großen Spaß, wenn ich mit meinen Erfahrungen jemandem helfen kann und in anderen Kontexten habe ich auch schon andere Menschen gecoacht, z.B. dabei, ihnen zu helfen, aus der eigenen Komfortzone herauszugehen. Ich gebe gerne Wissen weiter.

Welchen Rat gebt ihr anderen Mentoring-Paaren, um eine erfolgreiche Mentoring-Beziehung aufzubauen?

Jan Hoffmann:  Ich habe damals einiges gelesen, sei es Informationen, die über das UN-YPP-Programm ausgegeben wurden, über den VDBIO⁴ oder das BFIO.  Der Mentor muss darauf achten, dass er das Programm nicht als Plattform nutzt, um sich selbst darzustellen und keine Ratschläge gibt, nach denen nicht gefragt wurde. Das kann eine Gefahr sein. In den Manuals waren gute Tipps. Man soll sich als Mentor nicht aufdrängen, aber eine offene Türe haben. Die Initiative sollte vom Mentee kommen und man darf als Mentor auch nicht beleidigt sein, wenn der Mentee nicht alles annimmt. Man muss Möglichkeiten anbieten.
Nach meiner Erfahrung ist es außerdem hilfreich, möglichst viele Gemeinsamkeiten mit dem Mentee zu haben. Meine Mentoring-Beziehung mit Johannes hat, im Vergleich zu meinen anderen Mentees, am besten geklappt. Und mit ihm hatte ich auch am meisten Übereinstimmung. Bei den anderen Mentees war das auch immer positiv, aber irgendwann verläuft sich das dann, z.B. wenn jemand wegzieht.

Jan, empfiehlst du Johannes, im UN-System zu bleiben?

Jan Hoffmann: Ich bin ja nun schon seit über 25 Jahren im System und hatte zwei Phasen, in welchen es mir schlecht ging. Beide Male habe ich dann gewechselt. Seit ich in Genf bin, gab es keine schlimmen Phasen mehr und jetzt bin ich D1, habe ein tolles Team, leiste mit meiner Arbeit einen sinnvollen Beitrag (das hoffe ich zumindest)… Aber ich sehe hier auch Menschen, die frustriert sind, die in einer Sackgasse stecken. Ich wusste auch über einen Zeitraum von fünf Jahren nicht, wo ich jeweils im Folgejahr sein werde. Das ist dann belastend, vor allem, wenn man Familie und Kinder hat. Ich bin froh, einen festen Vertrag zu haben und ich rate auch meinen drei Söhnen regelmäßig, ihre Jobs erst zu kündigen, wenn sie etwas Neues haben.
Die Konditionen in den UN sind in den letzten Jahren schlechter geworden, aber das ist alles noch im Rahmen und ich arbeite trotzdem gerne hier. Es motiviert mich, für das allgemeine Gut zu arbeiten und nicht für die persönliche Bereicherung Einzelner. Die 60 bis 70 Stunden, die ich in der Woche arbeite, nenne ich auch „mein bezahltes Hobby“. Ich war kürzlich in Cartagena und habe zufällig den CEO des Hafens getroffen, mit dem ich vor 20 Jahren zusammengearbeitet hatte. Er hat mich sofort erkannt, mich seinen Kollegen vorgestellt als der Direktor (ich war damals P3…), der ihm damals bei den Hafenreformen geholfen habe. Dessen Feedback nach 20 Jahren hat mich sehr gefreut. Und der Hafen hat sich wirklich gut entwickelt! Solche Begegnungen motivieren enorm.

Johannes, möchtest du im System bleiben?

Johannes Weiss: Es hängt viel vom Team ab, in dem man arbeitet. Im Moment bin ich sehr zufrieden und wenn ich kann, würde ich gerne bleiben. Ich habe vorher in der Privatwirtschaft gearbeitet und auch für eine NGO und kenne also verschiedene Bereiche. Ich schätze den öffentlichen Bereich, weil es hier mehr um die Steigerung des Allgemeinwohls als um die ständige Erschließung neuer Geschäftsquellen geht.

Vielen Dank für das Gespräch!

Interview: Gaby Bergedorf
(veröffentlicht im Dezember 2019)

¹Beim Junior Professional Officer (JPO) Programm des Büro für Führungskräfte zu internationalen Organisationen (BFIO) zahlt Deutschland die ersten beiden Jahre eines JPO, die er in einer internationalen Organisation arbeitet. Ein drittes Jahr wird in der Regel finanziert, wenn die arbeitgebende Organisation sich zu 99% verpflichtet, ein viertes Jahr zu finanzieren. Das vierte Jahr kann die Organisation nicht über das reguläre Budget finanzieren, da in den UN jeder Job offen ausgeschrieben werden muss und man die Stelle nicht im Voraus schon jemandem versprechen kann. Für das vierte Jahr müssen Zwischenlösungen gefunden werden, z.B. über Projektgelder. Es ist immer schwierig, Gelder für das vierte Jahr zu finden bzw. den Deutschen vorab versichern zu können, dass die Finanzierung des vierten Jahres gesichert sein wird.

² Links mit weiterführenden Informationen zum Thema 'Public Speaking' (in englischer Sprache):
http://transformationplus.blogspot.com/2009/09/why-it-is-so-important-to-take-action.html

https://johannes-weiss.blogspot.com/2009/08/my-daily-speech-in-public-transport-or.html?view=flipcard

3 Link zum BBC-Artikel "The surprising benefits of talking to strangers" (in englischer Sprache): https://www.bbc.com/news/world-48459940

⁴ Mentorinnen, Mentoren und Mentees wurden bei erfolgreicher Vernetzung Manuals vom VDBIO per E-Mail zugeschickt. Die Manuals können auch im Mitgliederbereich (passwortgeschützt) auf der Seite der Arbeitsgruppe Mentoring heruntergeladen werden: https://vdbio.mein-intra.net/page/index/view/id/23